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SCAN FLOW

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Entenda o que é Workflow (fluxo de trabalho).

Uma vez organizada a informação na empresa, precisamos conhecer o fluxo do processo do negócio, em outras palavras, o seu Workflow. Este é um conceito antigo que sempre existiu nas organizações. A novidade está na automação do controle do fluxo dos processos e o Workflow funciona como elemento aglutinador das ações pontuais de cada uma das etapas dos processos.

O foco principal reside em saber quem fez que parte do trabalho, em que ordem e sob quais condições (os 3Rs do Workflow – Routes /Rotas, Roles/Papéis e Rules/ Regras). Para sua utilização é primordial que o trâmite de documentos, com as etapas e atividades envolvidas, esteja completamente sistematizado.

Podemos conceituar Workflow como o elemento responsável por gerenciar o fluxo dos processos da empresa permitindo um controle automático de tarefas, eventos e prazos, com o intuito de atingir os objetivos do negócio. As diversas soluções de Workflow podem ser grupadas nas seguintes classes:

  • Produção: processos de missão crítica de relevante valor agregado, com alto grau de estruturação nas regras de roteamento, controle e acompanhamento e com volume significativo de ocorrências repetitivas.
  • Colaborativo: coordenação das atividades de um grupo de pessoas, trabalhando juntas para a execução de um projeto, porém com regras e fluxos de baixo grau de estruturação.
  • Administrativo: processos administrativos com baixo valor agregado ao negócio e orientados para o roteamento de formulários e de documentos com baixo grau de estruturação.
  • Ad-hoc: processos eventuais com regras e fluxos com baixo grau de estruturação.


Enquanto em um sistema tradicional o trâmite do processo necessita de intervenção humana, ou seja, é passivo, em um sistema de Workflow isso é realizado de forma automática. Para tal, os sistemas de Workflow, independente de sua classe, abrangem diversas funções, dentre as quais podemos destacar:

  • Sequenciamento: controle da seqüência de execução das diversas atividades do processo;
  • Controle de Tempo: estabelecimento de limites de tempo para a realização das tarefas;
  • Roteamento: caminhos alternativos de execução das tarefas (seqüencial, paralelo e condicional);
  • Atribuição de Papéis: capacidade de rotear uma ação para um papel/perfil de usuário quando uma condição for satisfeita ou um prazo se esgotar;
  • Monitoramento: facilidade de acompanhar a situação das tarefas e o trâmite das ações tomadas no processo.