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Acervo Digital



Organização de Arquivos

Todos os nossos projetos de organização de arquivos seguem os padrões de Gerenciamento de Projetos estabelecidos pelo PMI e perseguem desde 2010 os padrões de qualidade da Norma ISO 9001:2008.

Organização de arquivos e eficiência:
a organização de arquivos é um procedimento que tem como finalidade principal criar formas de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas. Traz inúmeras vantagens que passam pelo ganho de tempo, segurança da informação (muitos documentos são perdidos devido à falta de organização) e economia (otimização) de espaço.

Acesso rápido aos documentos:
cabe destacar o ganho em termos de praticidade com o rápido acesso aos documentos arquivados, através de sistemas próprios de informática ou, caso seja necessário, desenvolvendo sistemas específicos, voltados para as características e necessidades da empresa. A Ozônio Brasil está preparada para desenvolver sistemas sob medida, via web ou em funcionamento local.

Arquivo morto:
as Soluções Ozônio para organização de arquivos compreendem a digitalização de documentos para armazenagem em arquivo morto. Esse procedimento é muito utilizado para documentos em quarentena, que podem ser requeridos a qualquer momento mas provavelmente não serão.

Descarte Seguro - Tabela de temporalidade:
a tabela de temporalidade é o instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo. O descarte seguro deve obedecer às regras previstas no que diz respeito à guarda de documentos por longo tempo ou possibilidade de descarte.

Principais vantagens da organização de documentos:

Preservação dos documentos existentes: aumento da vida útil do documento em papel.

Economia de espaço: solução para os problemas espaciais de armazenamento e procura de arquivos.

Agilidade na consulta: acesso facilitado aos documentos, através de índices contínuos em pastas.